Communication efficace

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L'objectif d'une communication efficace consiste en la résolution d'un dilemme : faire comprendre une idée vite et bien. Ce qui, étant donné la diversité des supports de l'information et des destinataires, relève de l'exercice impossible. Néanmoins, vous trouverez ici quelques idées directrices qu'il ne vous reste plus qu'à appliquer, combiner et développer...enfin presque :-).
      Il est à noter que les procédés de persuasion ne seront pas traités.
      Toutes ces règles vous donneront une bonne base de départ. Mais une fois assimilées, sachez ne pas les respecter quand cela devient nécessaire.

Générale

Quel que soit le sujet traité, il est indispensable de répondre aux questions Quoi, Qui/Pour Qui, Où/Quand/Comment et Pourquoi. Les réponses à ces sept questions permettront de complètement cerner le sujet en le décomposant harmonieusement. Reste à choisir s'il est préférable de développer certains aspects ou de tous les équilibrer.

Il existe au moins quatre approches pour présenter un travail.

1. Synthétique : on part des élements détaillés pour arriver au résultat.
2. Analytique : on part du résultat puis on détaille les éléments.
3. Synthético-analytique : on part des principaux éléments pour arriver au résultat tout détaillant régulièrement les éléments.
4. Analytico-synthétique : on part du résultat puis on détaille les éléments tout en rappelant régulièrement les résultats partiels.

Poser des propositions simples puis montrer qu'elles permettent d'expliquer des propositions complexes. Et non l'inverse : poser une proposition complexe et montrer qu'elle est démontrable grâce à des propositions simples. D'une manière générale toujours aller du plus simple au plus complexe.

Toujours connaitre les destinataires du texte afin d'adapter sa structure mentale conceptuelle à la leur. Ne pas hésiter à écrire explicitement à qui est destiné un texte. Si la cible est assez étendue, choisir un type de destinataire médian qui est le "coeur" de la cible et écrire la grande majorité du texte en fonction des ses caractéristiques. Pour les novices et les spécialistes faire des apartés et ne pas oublier de clairement annoncer à qui sont destinés ces paragraphes spéciaux ainsi que le point de vue adopté. L'utilisation d'une couleur pour chaque genre d'aparté peut être utile.

S'accorder sur la structure conceptuelle et sensorielle du destinataire (utiliser des phrases tests pour la déterminer).

Répéter les idées importantes, tester leur compréhension et les reformuler si nécessaire.

Appliquer ces conseils encore et encore. Avant d'écrire se remémorer ces conseils ou les relire rapidement car seul l'exercice permet de leur faire perdre leur caractère théorique et devenir une habitude.

Textuelle

L'espacement et l'aération des éléments permettent de faciliter le détachement des paragraphes et donc une lecture plus rapide.
      La typographie sert fondamentalement à hiérarchiser les informations. Utiliser ses nombreuses possibilités.

Faire des phrases courtes.

Chaque paragraphe traite d'une seule idée (plusieurs paragraphes peuvent traiter de la même idée). La première phrase du paragraphe résume l'idée qui va être traitée. Sauter deux lignes pour distinguer les groupes de paragraphes qui traitent des sujets différents.

Mettre en gras les mots clés du texte plutôt que de mettre en exergue une expression par page comme dans la plupart des journaux. L'avantage est que le lecteur peut facilement parcourir le texte et voir les passages ou il doit augmenter sa concentration. Les expressions en exergue ne facilitent pas du tout la lecture et ne jouent qu'un rôle d'accroche publicitaire pour le lecteur.

Utiliser des schémas de tous types pour synthétiser les idées exprimées par le texte. Mieux vaut moins de texte et quelques schémas que plus de texte sans schémas. Les schémas n'ont pas besoin d'être graphiques, ils peuvent être textuels.

Les expressions spécialisées ou étrangères diminuent l'accessibilité de tout texte. Ne les utiliser que lorsque le texte ne s'adresse et ne s'adressera qu'à un public ayant les connaissances nécessaires.
      Les acronymes et abréviations doivent être systématiquement définis lors de leur première utilisation. S'ils sont abondamment utilisés dans un groupement de texte, il est possible de créer un index les regroupant.
      La réutilisation de mots est parfois préférable aux métaphores, synonymes et pronoms, notamment lorsque le mot n'est pas réutilisé plus de trois fois ou que le texte doit être vite compris.
      L'aspect lexical (orthographe et vocabulaire), syntaxique (grammaire et ponctuation) et sémantique (style et sens) sont trois niveaux analytiques nécessaires à une expression riche, structurée et sensée.
      Les relectures sont très utiles avant publication. Car le recul que l'on possède avec le temps ou que les autres possèdent permet de corriger nombres d'erreurs invisibles auparavant et évidentes maintenant.

Connaitre parfaitement les différents mots de liaisons du texte argumenté (enchainement des arguments, phrase binaire, introduction d'exemple, restriction, cause, conséquence, accentuation...). Ces mots sont la structure du texte et permettent d'articuler une démonstration et la progression d'un texte. Ils sont indispensables à la compréhension.

Savoir tirer parti de la qualité didactique et divertissante des exemples. Garder le même exemple tout au long du texte et l'étendre à chaque nouvel emploi. L'exemple peut-être utilisé avant ou après une démonstration pour respectivement attirer l'attention du lecteur ou pour montrer une application de l'idée développée. Il est très important de bien délimiter l'exemple en l'annonçant explicitement et en utilisant des caractères italiques. En effet, les exemples ne sont pas lus par ceux qui maitrisent déjà le domaine.

Citer les références et les sources qui ont permis l'élaboration d'un texte est essentiel pour que le lecteur puisse juger du sérieux et de l'orientation pris par l'auteur. D'autre part, cela donne des pistes de documentation sur un sujet spécialisé.
      Cependant, il est très important d'annoncer la délimitation des sujets à traiter dans le texte ainsi que leur niveau d'approfondissement. Grâce à cette délimitation on peut facilement déterminer s'il est préférable de donner une citation et une référence ou seulement une référence.
      Il est intéressant de regrouper les références bibliographiques à la fin de l'ouvrage et non en bas de page. En effet, les redondances sont ainsi évitées en ne donnant dans le texte que le code de référence : Auteur Date, que l'on retrouve dans la bibliographie. Cette dernière devrait être commentée, au moins pour les quelques ouvrages jugés fondamentaux, même si cela oblige à choisir.

Voir le texte sur la Conception de page pour le Web.

Orale

Pour communiquer d'esprit à esprit il y a trois intermédiaires. Son corps, le monde extérieur, le corps de l'autre. Même en n'utilisant que le langage verbal ce qui minimise l'effet de ces trois intermédiaires, la structure conceptuelle propre à chaque personne rend difficile la communication. Il est donc nécessaire de vous adapter à la situation et aux destinataires.

• Articuler distinctement les mots est indispensable avant tout autre chose. Avoir une intonation assurée qui montre la confiance que l'on a en soi est tout aussi important si l'on veut être écouté avec attention.
• Respectez les codes de début et de fin de communication. Les plus simples étant bonjour et au revoir.
  Une attention particulière doit être portée à la conduite du dialogue. Prenez soin d'alterner de façon équilibrée les discours de chaque interlocuteur et sachez trouver facilement des relances lorsque le dialogue s'affaiblit.
• Utilisez les modalités de communication de façon complémentaires et adaptées aux interlocuteurs. Le langage peut notamment évoquer les sons, les images et les mouvements. Les gestes, les attitudes et le regard sont aussi très utiles pour enrichir le discours.
• Enfin, l'empathie avec les interlocuteur est essentielle à toute communication efficace et enrichissante.

Conseils pour enseigner et exposer

Toujours afficher le plan abrégé du cours complet et le plan détaillé du cours courant. Et, ce, pendant tout le cours. Utilisez ce plan à chaque fois que vous changez de partie où que vous faites référence à des parties antérieures ou postérieures à la partie courante.

Ne pas seulement répondre aux questions quoi, qui, où, quand et comment. Répondre aussi aux questions pourquoi et pour qui. Les quoi, qui, où, quand et comment sont les contenus de votre discours tandis que les pourquoi et pour qui sont les motivations qui retiendront l'attention de votre auditoire. Il important de régulièrement motiver votre auditoire.

Énoncer clairement ce que vous dîtes, mieux vaut parler de façon lente et concise que rapide et confuse. Ne pas avoir d'hésitation, notamment les "heu" ou "donc" à répétition sont très gênants pour l'auditoire.

Toujours regarder les réactions de votre auditoire lorsque vous finissez les phrases clés de votre exposé. Contrôler son attention et savoir quand accélérer et ralentir ou répéter un point. Dans un cours, il est important de poser des questions régulièrement et suffisamment simples pour que les auditeurs puissent y répondre. N'hésitez pas à faire une blague toutes les vingt minutes pour détendre l'atmosphère surtout lorsque l'attention faiblit. Ainsi vous faites une petite pause qui permet à l'auditoire de se reconcentrer ensuite.

Situer son sujet. Faites le lien entre les connaissances antérieures de votre auditoire et le cours à chaque fois que vous introduisez une notion importante. De même, faites le lien entre les différentes parties de votre cours, voire avec les autres cours que votre auditoire suit en ce moment.

Dire peu mais clairement. Aller à l'essentiel. Toujours réduire le nombre de choses à dire par rapport à ce que l'on voulait dire initialement. C'est toujours trop par définition. Pas plus de quelques phrases par page affichée. Toujours revenir sur les éléments clés de votre exposé et articuler tout votre discours autour de ceux-ci afin d'offrir à votre auditoire une structure facile à retenir.

Donner une définition et un exemple de chaque nouvelle notion appartenant au sujet principal de votre exposé. Si possible, reprendre le même exemple tout au long de l'exposé. N'oubliez pas de définir les abréviations.

Plutôt que d'utiliser un pointeur laser, mieux vaut entourer de rouge les zones à regarder sur la page affichée. À chaque changement de page, on change les zones si nécessaire. Utiliser aussi un affichage progressif des éléments de la page.

Ne pas hésiter à ajouter des illustrations de taille raisonnable à côté du texte pour permettre à l'auditoire une meilleure mémorisation et augmenter son intérêt par leur attrait visuel.

Dans le cas d'un présentation qui doit démontrer l'intérêt d'une nouvelle méthode voici un plan efficace. Quoi objet, Pourquoi objet, Quoi méthode, Pourquoi méthode, Comment méthode désirée, Comment méthodes existantes, Comment notre méthode.

Graphique

La prochaine évolution dans la communication par l'image devrait être l'utilisation de la troisième dimension et des vecteurs. La possibilité d'adopter n'importe quelle perspective, de changer d'échelle et de manipuler les objets, voire de se déplacer à l'intérieur, transformera l'habituel spectateur de l'image en acteur d'un univers.

Voir le texte Les règles de la composition d'une image.

Audio-visuelle

Voir le texte Procédés de narration audio-visuelle.